Einsatz von Fireflies.ai zur Aufzeichnung und Transkription von Beratungsgesprächen

Wir nutzen zu Qualitätssicherungs- und Dokumentations-Zwecken sowie zur Nachbereitung unserer Beratungsgespräche den Dienst Fireflies.ai, betrieben von Fireflies.ai Inc., 2261 Market Street #4010, San Francisco, CA 94114, USA (im Folgenden „Fireflies“).

Fireflies wird eingesetzt, um Gespräche, die über Videokonferenzsysteme (z. B. Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet) geführt werden, aufzuzeichnen und automatisiert zu transkribieren. Dies ermöglicht uns, die im Gespräch enthaltenen Informationen strukturiert aufzubereiten und für die Erstellung und Qualitätssicherung von Businessplänen, Finanzplanungen und Beratungsunterlagen zu verwenden.

Die Aufzeichnung erfolgt nur nach vorheriger Einwilligung der teilnehmenden Personen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Kommt im Anschluss ein Beratungsvertrag zustande, erfolgt die weitere Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Ohne Einwilligung findet keine Aufzeichnung oder Transkription statt.

Die Aufzeichnungen und Transkripte werden ausschließlich zu internen Qualitätssicherungs- und Dokumentations-Zwecken genutzt und nach spätestens 90 Tagen gelöscht, sofern kein Auftrag zustande kommt oder keine längere Speicherung gesetzlich erforderlich ist.

Fireflies verarbeitet personenbezogene Daten (z. B. Sprachdaten, Gesprächsinhalte, Namen, E-Mail-Adressen der Teilnehmer) in unserem Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO. Mit Fireflies wurde ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) abgeschlossen.

Daten können dabei in Drittländer außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in die USA, übermittelt werden. Fireflies ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und bietet damit ein von der Europäischen Kommission anerkanntes angemessenes Datenschutzniveau. Sofern im Einzelfall erforderlich, werden zusätzlich die von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCCs) vereinbart.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Fireflies.ai finden Sie unter: https://fireflies.ai/gdpr https://fireflies.ai/security

Betroffenenrechte

Betroffene Personen können ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf kann per E-Mail an widerruf@businessplandeutschland.de erfolgen. Nach einem Widerruf werden alle zugehörigen Aufzeichnungen und Transkripte unverzüglich gelöscht, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Hinweis für Videokonferenzen

Wenn Sie an einem von uns initiierten Videocall teilnehmen, werden Sie vorab darüber informiert, dass der Call ggf. aufgezeichnet wird. Die Aufzeichnung ist für unsere Beratungs- und Businessplanerstellungsprozesse erforderlich. Eine Teilnahme an einem Videocall ist daher nur möglich, wenn Sie der Aufzeichnung zuvor zugestimmt haben. Sollten Sie der Aufzeichnung nicht zustimmen, kann das Gespräch nicht durchgeführt werden.

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